Modèle demande remboursement frais déplacement

Les fonctionnaires et les employés du gouvernement doivent périodiquement voyager de leur communauté d`origine pour obtenir une formation, témoigner au nom de leur juridiction, rencontrer d`autres fonctionnaires et employés, ainsi que pour d`autres raisons. Le voyage est une dépense. Reconnaissant qu`il y a un avantage public lié au voyage officiel, les juridictions locales cherchent à réduire le coût pour ceux qui voyagent au nom de leur juridiction. Nous voulons éviter les dépenses excessives ou les coûts inutiles. Nous pouvons contracter avec des hôtels et des agences pour obtenir les meilleurs prix possibles. Nous visons également l`option la moins chère quand nous le pouvons. Par exemple, nous préférons réserver des billets d`avion en classe économique, à moins qu`il y ait raison de voyage amélioré. Si un employé n`est pas en état de voyage et a une affectation temporaire loin du campus (comme une session de formation locale), le kilométrage peut être réclamé entre le campus et le lieu d`affectation, ou la maison et le lieu d`affectation, selon le moins. Utilisez ce guide pour demander le kilométrage et le remboursement de stationnement pour l`utilisation automatique privée pendant le voyage d`affaires d`UC San Diego. Le rapport de frais de voyage ou le formulaire de demande de paiement (pour le remboursement des dépenses sans rapport avec le voyage) doivent être remplis complètement avec les reçus détaillés originaux annexés; les relevés mensuels des cartes de frais ne constituent pas des reçus originaux.

Comme pour tout paiement collégial, la documentation originale et les reçus originaux sont nécessaires pour justifier les dépenses et éliminer la possibilité de paiements en double. Dans les cas où les recettes sont difficiles à obtenir, les particuliers peuvent tenir un registre des dépenses à soumettre avec le rapport de frais de voyage ou le formulaire de demande de paiement. Les dépenses non acquittées ne doivent pas excéder $35,00 par jour, à l`exclusion des repas, et sont remboursables dans la mesure où il y a eu une dépense réelle hors de la poche encourue. Dans les rares cas où un ou des reçus manquants dépassent le seuil de $35, un affidavit de réception manquant doit être rempli et soumis afin d`obtenir le remboursement. Voir les repas et l`hébergement pour plus d`informations sur les reçus de repas. Cette page fournit des liens vers les ordonnances et les politiques qui prévoient des remboursements de voyage, ainsi que sur les formulaires et les informations qui peuvent être utilisés pour déterminer ce qui peut ou devrait être remboursé. Les frais de soins médicaux après les accidents liés au voyage peuvent être couverts par l`assurance-rémunération des travailleurs. Sinon, nous pouvons vous rembourser vos frais médicaux, le cas échéant. Le rapport de frais de voyage et le formulaire de demande de paiement ont été élaborés pour aider les particuliers à fournir les renseignements détaillés nécessaires pour se conformer aux politiques du Collège et aux exigences fédérales en matière de justification des dépenses. La documentation des dépenses doit être présentée dans un délai raisonnable, défini par l`IRS comme 60 jours après que les dépenses ont été payées ou encourues.

Dans des circonstances rares et exceptionnelles, les documents soumis après 60 jours doivent comporter une explication écrite et exiger l`approbation supplémentaire du doyen ou du vice-président compétent. Pour obtenir le remboursement des frais de voyage, les particuliers doivent remplir et soumettre un rapport de frais de voyage ou un formulaire de demande de paiement à cashiering au 221 Lane Hall. Les frais de voyage comprennent tout type de frais de transport et d`hébergement que vous encourrez lors d`un voyage d`affaires. Les dépenses liées à cette catégorie qui peuvent être entièrement ou partiellement remboursables comprennent: cette catégorie comprend les dépenses qui sont liées à un employé soit sous la forme d`un avantage (p. ex. téléphone d`affaires) ou frais de divertissement qui peuvent se produire dans un cadre d`affaires ( p. ex. dîners professionnels avec des clients ou des collègues.) Cette liste n`est pas exhaustive. Veuillez demander à [ressources humaines (RH)/gestionnaire des compensations] les frais remboursables avant de partir en voyage d`affaires.

Les rapports de frais de voyage et les formulaires de demande de paiement doivent être signés par le demandeur, approuvé par le chef de service compétent, doyen ou vice-président, et soumis à cashiering pour le traitement des chèques.